เมื่อเราต้องการสร้างการนัดประชุมกับบุคคลอื่น สามารถกำหนดวันเวลา และสถานที่ได้โดยใช้โปรแกรม Outlook ในการกำหนดการนัดหมายการประชุมให้ผู้อื่นทราบ

การกำหนดการนัดหมายการประชุม จะต้องมีข้อมูล 4 อย่างคือ

ผู้ที่ต้องเข้าร่วมประชุม
เรื่องการประชุม
สถานที่การประชุม
ระยะวันเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของการประชุม
ขั้นตอนการจัดกำหนดการประชุมกับบุคคลอื่น

1. เลือกเมนูหน้าแรก เพื่อทำการกำหนดการประชุมให้บุคคลอื่นทราบ (1)เลือกเมนูสร้างรายการ (2)เลือกการประชุม

2.กรอกข้อมูลการประชุมที่ต้องให้บุคคลอื่นทราบ (1) กรอกข้อมูล อีเมลผู้ติดต่อ เรื่องการประชุม สถานที่ และระยะวันเวลาในการจัดประชุม (2) เมื่อกรอกข้อมูลครบแล้ว ทำการบันทึกโดยกด “ส่ง”

3. เมื่อส่งเรียบร้อยจะแสดงรายการวันและเวลาที่เริ่มประชุมให้กับบุคคลอื่น

4. เมื่อเราส่งอีเมลนัดการประชุมกับบุคคลอื่น จะส่งไปยังบุคคลนั้น ตามชื่ออีเมลที่เราได้ทำการส่ง

5. ถ้าบุคคลตอบรับการเข้าประชุม จะส่งข้อความกลับมาว่าบุคคลที่เราเชิญ ได้ตอบรับการประชุมนี้

6. เมื่อถึงเวลาใกล้ประชุม จะแสดงการเตือนการประชุม และสามารถคลิกดูรายละเอียดได้

7. รายละเอียดการนัดประชุม

8. เมื่อถึงเวลาใกล้ประชุม จะแสดงการเตือนการประชุม และสามารถเลื่อนเวลาการประชุมได้